Ecza ticarethanesinin denetiminde personel bölümünün merkezinde mesul müdür vardır. Denetçi, yalnızca mesul müdürün atanmış olup olmadığına değil, görevi fiilen yapıp yapmadığına da bakar.
Bu yüzden sorular bazen beklenmedik yerlere gider. Mesul müdür başka bir yerde çalışıyor mu? Oturduğu yer işletmeye makul mesafede mi? Sağlık durumu görevini sürdürmesine engel mi? Bunlar formda yer alan, gerçekten sorulan sorulardır.
Mesul müdürün sorumluluk alanı kabaca şöyledir: İşletmenin GDP kurallarına uygun çalışmasını izlemek, kalite güvence sorumlusunu belirlemek ve kalite sistemini yürütmek, eğitim planını onaylamak ve uygulanmasını takip etmek. İade, geri çekme ve sahte ürün şüphesi gibi durumlarda son kararı veren kişi de odur.
Sık atlanan bir konu vekalettir. Mesul müdür izne çıktığında veya hastalandığında işi kimin devralacağı yazılı olarak belirlenmiş olmalıdır. Vekil kişinin de gerekli eğitimleri almış olması beklenir.
Görev tanımının yazılı olması da yetmez. Tanımın işletmenin prosedürleriyle çelişmemesi gerekir. Örneğin görev tanımında iade kararını mesul müdür veriyor yazarken iade prosedüründe bu yetki depo sorumlusuna verilmişse, denetçi bunu bulgu olarak yazacaktır.
Denetimlerde en ciddi sonuç doğuran durum, mesul müdürün kâğıt üzerinde görünüp işletmede fiilen bulunmamasıdır. Bu tür bir tespit düzeltici faaliyetle kapanmayabilir.
Kurulum projelerinde mesul müdür görev tanımını, vekalet yapısını ve ilgili prosedürleri birlikte hazırlıyoruz.
