Mal kabul, deponun dışarıdan gelen her şeyle ilk karşılaştığı noktadır. Burada atlanan bir kontrol daha sonra stokta, sevkiyatta ve İTS kayıtlarında sorun olarak geri döner.
Denetim formunun kabul bölümü iki şeye bakar: ürünün fiziksel kontrolü ve İlaç Takip Sistemi'ne yapılan bildirim. İkisi birbirinden bağımsız değildir. Koliyi açıp ürünü sayan personelin aynı anda karekodu okutup sisteme işleyebilmesi gerekir. Bunun için kabul alanında okuyucu, bilgisayar ve kesintisiz internet bağlantısı bulunmalıdır.
İyi işleyen bir kabulde ürün önce hava koşullarından korunan ve depolama alanından ayrılmış bir alanda teslim alınır. Tedarikçinin onaylı tedarikçi listesinde olup olmadığına bakılır. Soğuk zincir veya uyuşturucu-psikotrop gibi özel koşul isteyen ürünler ayrılır ve öncelikle yerine kaldırılır. Karekodlar okutulur, tarih, miktar, parti numarası ve son kullanma tarihi kayda geçer.
Formda dikkat çeken bir madde de bekleme süresidir. Ürünlerin kabul alanında makul olmayan sürelerde bekletilmemesi istenir. Pratikte bu, prosedürde azami bir bekleme süresi tanımlamak anlamına gelir. Soğuk zincir ürünlerinde bu süre çok kısadır ve sıcaklık kontrolü kapıdan girdiği andan itibaren kesintisiz sürmelidir.
İTS bildirimlerinin geç ya da hatalı yapılması hem denetimde hem de Bakanlık nezdinde ayrı bir sorun olarak değerlendirilebilir. Okutma hatalarının nasıl düzeltileceğinin de prosedürde yazılı olması işinizi kolaylaştırır.
Depo yazılımı ve İTS entegrasyonunun kurulumu ve personelin bu konuda eğitimi, kurulum projelerinde en çok destek verdiğimiz başlıklardan biridir.
