Kalibrasyonun ne sıklıkla yapılacağı en çok sorulan sorulardan biridir. Denetim formu en az yılda bir kalibrasyonu temel alır. Kritik noktalardaki ekipmanlar için daha sık kalibrasyon önerilir. Örneğin soğuk oda sensörleri ya da sık taşınan data logger'lar bu gruba girer.
Sıklık belirlenirken ekipmanın ne kadar kritik olduğu, ne kadar yoğun kullanıldığı ve üreticinin önerisi dikkate alınır. Geçmiş kalibrasyon sonuçları da yol gösterir. Her yıl sınırda sapma gösteren bir sensörün kalibrasyon aralığını kısaltmak mantıklıdır.
Kayıt tarafında her ekipmanın kendi geçmişi olmalıdır. Bu bir kart, bir klasör ya da yazılımda bir kayıt olabilir. İçinde kalibrasyon sertifikaları, bakım ve arıza kayıtları ile yapılan onarımlar bulunmalıdır. Sertifikaların asılları veya onaylı suretlerinin en az 5 yıl saklanması beklenir.
Çoğu zaman gözden kaçan soru şudur: Kalibrasyon sonucunda cihazın tolerans dışında olduğu çıkarsa ne yapılır? Cihazın değiştirilmesi tek başına yetmez. O cihazın son kalibrasyondan bu yana tuttuğu kayıtların da gözden geçirilmesi gerekir. Belki bir sapma kaçırılmıştır. Bu değerlendirmenin nasıl yapılacağı prosedürde yazılı olmalıdır.
Bakım ve onarımların da ürünü riske atmayacak şekilde planlanması gerekir. Soğuk odanın tek sensörünü kalibrasyona gönderirken yerine ne konacağı önceden düşünülmelidir.
Düzenli bir takvim ve eksiksiz kayıt, denetimde olduğu kadar bir ürün şikayeti geldiğinde de işletmeyi korur.
