Bir deponun prosedürleri ne kadar iyi yazılmış olursa olsun, uygulayan kişi bilmiyorsa kâğıt üzerinde kalır. Denetim formunun personel bölümü bu yüzden eğitime ayrıca bakar ve eğitimin belgelenmesini ister.
Kural genel olarak şöyle: Her çalışan göreve başlamadan önce temel GDP eğitimini almalı, sonra da düzenli aralıklarla tekrar eğitilmelidir. Bu eğitimlerin yıllık bir plana bağlanması ve planın yönetim tarafından onaylanması beklenir.
Denetçinin dikkat ettiği bir nokta da eğitim içeriğinin göreve uygun olup olmadığıdır. Sevkiyat personeline soğuk zincir paketlemesini, kabul personeline İTS ve kabul kontrollerini, herkese de temizlik, hijyen ve acil durum kurallarını anlatmak gerekir. Herkesin aynı genel sunumu dinlediği bir eğitim kaydı bu beklentiyi karşılamaz.
Eğitimin anlaşılıp anlaşılmadığının ölçülmesi de istenir. Kısa bir sınav ya da uygulamalı bir değerlendirme yeterlidir. Başarısız olan personel için tekrar eğitim yapılmalı ve bu da kayda geçmelidir.
Kayıt konusu kolay görünür ama sık bulgu çıkan bir yerdir. Katılımcı listesi, tarih, eğitimi veren kişi, işlenen konular ve değerlendirme sonuçları dosyada olmalıdır. Denetçi için eğitim kaydı, personelin kuralları bilerek çalıştığının tek somut kanıtıdır.
Bir de gözlem: Denetçiler bazen eğitim dosyasına bakmak yerine depodaki bir personele doğrudan soru sorar. "Soğuk oda alarmı çalarsa ne yaparsınız?" sorusuna verilen cevap, dosyadaki imzalardan daha çok şey anlatır.
