Yıllık eğitim planı birçok depoda yılbaşında hazırlanıp dosyaya konan ve yıl sonunda hatırlanan bir belgeye dönüşür. Oysa iyi hazırlanmış bir plan, denetime hazırlığı yıl boyuna yayar ve personelin bilgisini güncel tutar.
İşe görev gruplarını belirleyerek başlayın: depo personeli, kabul ve sevkiyat, kalite, şoförler, mesul müdür ve vekili. Her grubun bilmesi gereken konular farklıdır. Ardından her grup için konu listesi çıkarın. Hijyen ve temizlik, sıcaklık kontrolü ve alarm yönetimi, İTS kullanımı, iade ve geri çekme, sahte ürün şüphesi ve acil durumlar bu listenin tipik başlıklarıdır.
Konuları yıla dağıtırken çeyrek dönemler pratik bir çözümdür. Yaz öncesinde soğuk zincir ve sıcaklık sapmalarını işlemek, kış öncesinde jeneratör ve elektrik kesintisi senaryolarını tekrar etmek planı daha anlamlı yapar.
Yeni başlayanlar için ayrı bir oryantasyon modülü tanımlayın. Yıl ortasında işe giren birinin bir sonraki planlı eğitimi beklemesi, aylarca eğitimsiz çalışması anlamına gelebilir.
Her eğitimden sonra katılım ve değerlendirme sonuçlarını kayda geçirin. Planı hazırlarken bir önceki yılın denetim bulgularını ve iç denetim sonuçlarını da girdi olarak kullanın. Geçen yıl iade sürecinde bulgu aldıysanız, bu yılın planında o konunun öne çıkması gerekir.
Son olarak planın fiilen uygulandığını gösterin. Yapılamayan eğitimler için yeni tarih verin ve nedenini not edin. Denetçi, eksiksiz görünen ama hiç uygulanmamış bir plandan daha çok, takip edilen gerçekçi bir planı önemser.
