İade ürün depoya geri geldiğinde, depodan çıkarken sahip olduğu güvenceyi kaybetmiştir. Ürün depo dışında nasıl saklandı, açıldı mı, soğuk zincir korundu mu? Bunlar bilinmeden ürünü satılabilir stoka geri koymak ciddi bir risktir. Denetim formu bu yüzden iade için ayrı bir kontrol süreci ister.
İade geldiğinde ürün önce karantina alanına alınır ve satılabilir stokla karışmaz. Ardından yazılı bir iade kontrol formu üzerinden değerlendirilir. Formda cevaplanması gereken sorular kabaca şunlardır:
- Dış ambalaj açılmamış ve hasarsız mı?
- Son kullanma tarihi yeniden satış için yeterli mi?
- Soğuk zincir ürünüyse, iade sürecinde uygun koşullarda taşındığı kanıtlanabiliyor mu?
- İadeyi yapan kim? Ürünü kendisine sattığımız yetkili bir müşteri mi?
Soğuk zincir ürünlerinde bu değerlendirme çok daha sıkıdır. Taşıma sırasındaki sıcaklığı gösteren bir kayıt yoksa ürünün satılabilir stoka dönmesi genellikle mümkün değildir.
Nihai kararı mesul müdür veya kalite güvence sorumlusu verir. Ürün satılabilir stoka alınabilir, ret alanına gönderilebilir, imha edilebilir ya da tedarikçiye iade edilebilir. Hangi karar verilirse verilsin gerekçesiyle birlikte kayda geçmelidir.
Bu adımların atlandığı bir iade süreci, bozulmuş ya da sahte bir ürünün fark edilmeden tekrar dağıtıma girmesine yol açabilir. Denetçilerin iade kayıtlarını örnekleyerek incelemesinin sebebi de budur.
