Bir ürün üretici ya da yetkili makam tarafından piyasadan geri çekildiğinde, ecza deposunun bu sürece hızla katılması gerekir. Geri çekme talimatı geldiğinde birkaç saat içinde şu sorulara cevap verebilmeniz beklenir: Bu partiden depoda kaç adet var? Kaç adet, hangi müşterilere sevk edildi?
Bu soruların hızlı cevaplanabilmesi tamamen izlenebilirlik kayıtlarına bağlıdır. Parti numarası bazında sevkiyat kaydı tutan bir depo yazılımı burada büyük kolaylık sağlar. Kayıtların kâğıt üzerinde ya da dağınık tutulduğu depolarda aynı iş günler sürebilir.
Geri çekme prosedüründe yer alması gereken temel adımlar:
- Talimatın alınması ve sorumlu kişiye hemen iletilmesi
- Depodaki stoğun derhal karantinaya veya ret alanına alınması
- Ürünün sevk edildiği müşterilerin belirlenip bilgilendirilmesi
- Geri çekmenin aciliyet derecesine göre bildirim hızının ayarlanması
- Toplanan ürün miktarının ve sürecin tüm adımlarının kayda geçirilmesi
Süreç tamamlandığında bir mutabakat yapılması da önemlidir. Depoya giren, sevk edilen ve geri toplanan miktarlar karşılaştırılır ve aradaki fark açıklanır.
Aktarma merkezlerinde müşteri tarafı daha geniş olabildiği için bilgilendirme ayrıca planlanmalıdır. Güncel iletişim bilgileri olmayan bir müşteri listesi, geri çekmenin en zayıf halkası olur.
Geri çekme prosedürünü yılda bir kez kâğıt üzerinde bir tatbikatla denemenizi öneririz. Rastgele bir parti seçip "Bu ürün bugün geri çekilseydi ne kadar sürede tüm müşterilere ulaşırdık?" sorusunu cevaplamak, sistemdeki boşlukları gerçek bir olay yaşanmadan gösterir.
