Denetim formunun kayıtlar bölümü, alış-satış faturaları, teslimat belgeleri ve izlenebilirlik kayıtlarının en az 5 yıl saklanmasını ister. Bu süre bir ürün şikayeti, geri çekme ya da denetim sırasında geçmişe dönük olarak "Bu parti nereden geldi, kime gitti?" sorusunun cevaplanabilmesi için belirlenmiştir.
Kayıtlar kâğıt veya elektronik olarak tutulabilir. Hangisi seçilirse seçilsin, bütünlüğünün korunması gerekir. Kayıtlar kaybolmamalı, yetkisiz kişilerce değiştirilmemeli ve gerektiğinde makul bir sürede bulunup okunabilmelidir.
Kâğıt arşivlerde en büyük sorun yerdir. Beş yıllık fatura ve teslimat belgesi ciddi bir alan kaplar. Arşivin depolama alanını işgal etmemesi, nemden ve yangından korunması ve düzenli olması baştan planlanmalıdır. Arşiv odası olarak düşünülen alanın mimari projede yer alması bu yüzden faydalıdır.
Elektronik kayıtlarda ise yedekleme öne çıkar. Yedeklerin düzenli alınması kadar, geri yüklenebildiğinin test edilmesi de önemlidir. Hiç denenmemiş bir yedek, ihtiyaç anında işe yaramayabilir. Yedeklerin ana sistemle aynı yerde tutulmaması da sık atlanan bir konudur.
Saklama süresinin dolduğu kayıtların nasıl imha edileceği de prosedürde yazılı olmalıdır. Kişisel veri içeren belgeler için KVKK yükümlülükleri ayrıca dikkate alınmalıdır.
Kayıt saklama bir arşiv işi gibi görünse de aslında işletmenin ürün güvenliği konusunda hesap verebilmesinin temelidir. Elektronik bir depo yönetim sistemine geçmek, bu yükümlülüğü hem daha düşük maliyetle hem de daha güvenli biçimde yerine getirmeyi sağlar.
