Bugün çoğu ecza deposu stok, İTS bildirimi, sıcaklık izleme ve güvenlik süreçlerini yazılım üzerinden yürütüyor. Denetim formu bu sistemlere de bakar. Çünkü kayıtların güvenilirliği, onları tutan sistemin güvenilirliğine bağlıdır.
Denetçinin sorduğu ilk şeylerden biri sistemin yazılı bir tanımının olup olmadığıdır. Sistem neyi yapıyor, hangi süreçlerde kullanılıyor, hangi diğer sistemlerle bağlantılı? Basit bir akış şeması bile bu soruya iyi bir cevaptır.
Ardından yetkilendirmeye geçilir. Her kullanıcının kendi hesabı olmalı ve sadece görevinin gerektirdiği işlemleri yapabilmelidir. Depoda sıkça karşılaştığımız ortak "depo" kullanıcısı ya da herkesin bildiği tek bir yönetici şifresi, denetimde doğrudan bulgu konusudur. Bu durumda bir kaydı kimin girdiğini ya da değiştirdiğini göstermek mümkün olmaz.
Değişiklik geçmişi (audit trail) de aynı derecede önemlidir. Bir kayıt değiştirildiğinde eski değer, yeni değer, değişikliği yapan kişi ve tarih sistemde kalmalıdır. Kayıtların iz bırakmadan silinebildiği ya da değiştirilebildiği bir sistem denetimde güven vermez.
Bunlara ek olarak şunlar beklenir:
- Sistem hata verdiğinde veya çalışmadığında izlenecek yolun yazılı olması
- Düzenli yedek alınması ve geri yüklemenin test edilmesi
- İşten ayrılan personelin hesabının hemen kapatılması
Yazılım satın alınırken bu özelliklerin olup olmadığını sormak, sonradan çözüm aramaktan çok daha kolaydır. Kurulumdan sonra da sistemin bu gereklilikleri gerçekten karşıladığının validasyonla gösterilmesi gerekir.
